Zeiterfassungssysteme erleichtern das Erfassen, Speichern und Auswerten von Arbeitszeitdaten (z. B. Beginn und Schluss der täglichen Arbeitszeit, Überstunden, Pausen, etc.) und Abwesenheitsgründen (z. B. Urlaub und Krankheit, etc.). Im Gegensatz zu manuellen und mechanischen Verfahren der Zeiterfassung, wie z. B. Stechuhren, ist das PC-gestützte Erfassen und Auswerten der Daten effizienter und außerdem qualitativ hochwertiger. Da die erfassten Daten ausführlicher und genauer sind und auch ohne großen Aufwand nach verschiedensten Kriterien bearbeitet werden können (z. B.: „Welcher Mitarbeiter hat mehr Krankmeldungen als der Durchschnitt der anderen Mitarbeiter?“, „Welcher Mitarbeiter nimmt sich immer seinen Freizeitausgleich und hat auf seinem Gleitzeitkonto noch keine Mehrstunden verfallen lassen?“, etc.). Diese Fragen können durch den Einsatz von Zeiterfassungssystemen und Zeiterfassungskarten beantwortet werden.
Abhängig vom Erfassungsmedium gibt es zur Identifikation des Mitarbeiters verschiedene Optionen; eine der beliebtesten ist die der Zeiterfassungskarte mit einem Magnetstreifen oder Strichcode, oder einem berührungslosen Ausweis, wie einem Mitfareausweis oder Legicausweis.
Mit der computergestützten Zeiterfassung und Zeitverarbeitung möchte die Arbeitgeberseite verschiedene Ziele erreichen und Verfahren der Personalplanung effizienter machen: Die Entgeltabrechnung kann mit dem Zeiterfassungssystem effektiver gestaltet werden, da Arbeitsplätze, die vorher für die Abrechnung der Arbeitszeiten zuständig waren, entfallen und mit Hilfe des Systems verschiedenste Arbeitszeitmodelle unkompliziert verwaltet sowie abgerechnet werden können. Des Weiteren können Lohnkosten gesenkt werden, da die Unterscheidung von bezahlter und unbezahlter Anwesenheit (z. B. minutengenaues Erfassen von Pausenzeiten, etc.) im Zeiterfassungssystem genau aufgeführt wird. Mit einer Kontrolle des Arbeitszeitverhaltens können Fehlzeiten abgebaut werden, da durch die detailgenaue Erfassung der Arbeitszeitdaten ein Überwachungsdruck aufgebaut wird, der die Mitarbeiter dazu bringen soll, bisherige Spielräume von bezahlten Abwesenheitszeiten nicht zu nutzen. In Zusammenhang mit der Personalplanung zeigt das Datenmaterial Umfang und Arten der Fehlzeiten eines Beschäftigen und wird als Indiz für die persönliche Leistungsbereitschaft eines Mitarbeiters gewertet; die Erstellung von Fehlzeitenstatistiken kann zur Personalbeurteilung herangezogen werden.